Wydział Spraw Osobowych

KOMPETENCJE

W szczególności do zadań Wydziału należy:

1)     inicjowanie i opracowywanie projektów regulaminu organizacyjnego,  regulaminu pracy, regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze, regulaminu dotyczącego służby przygotowawczej oraz przeprowadzania ocen pracowniczych, a także inicjowanie wprowadzania zmian  do tych dokumentów,

2)     inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa,

3)     prowadzenie zbioru upoważnień do załatwiania spraw w imieniu Starosty,

4)     prowadzenie rejestru zarządzeń Starosty,

5)     prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników i kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze,

6)     organizowanie i nadzorowanie przebiegu służby przygotowawczej oraz egzaminu kończącego służbę przygotowawczą,

7)     prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Starostwa Powiatowego, Inspektora Nadzoru Budowlanego i kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych
z wyjątkiem jednostek, o których mowa w § 17 pkt 1, w tym wykonywanie czynności związanych w szczególności z:

a)      zatrudnianiem, przeszeregowaniem, awansowaniem i zwalnianiem,

b)      przyznawaniem nagród jubileuszowych, dodatków do wynagrodzeń, nagród okolicznościowych,

c)      ustalaniem wymiaru urlopu wypoczynkowego, szkoleniowego, macierzyńskiego, rodzicielskiego i wychowawczego,

d)     koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników,

e)      ewidencją czasu pracy pracowników i usprawiedliwianiem ich nieobecności w pracy,

8)     prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem czasu pracy pracowników Starostwa, w tym dokumentacji mającej wpływ na wysokość wynagrodzenia miesięcznego,

9)     wydawanie legitymacji służbowych pracowników i prowadzenie ewidencji tych legitymacji,

10)     przygotowywanie i terminowe przesyłanie w formie elektronicznej wyznaczonych obowiązków sprawozdawczych,

11)     administrowanie i nadawanie uprawnień użytkownikom na portalu sprawozdawczym Głównego Urzędu Statystycznego, 

12)     obsługa systemu kadrowo-płacowego w zakresie wprowadzania niezbędnych danych osobowych pracowników, w tym ich wynagrodzeń za pracę oraz ewidencji czasu pracy,

13)     prowadzenie spraw związanych z organizacją prac interwencyjnych, staży, praktyk zawodowych i wolontariatu,

14)     planowanie i realizacja wydatków osobowych Starostwa,

15)     przyjmowanie, ewidencjonowanie i przekazywanie właściwemu urzędowi skarbowemu oświadczeń majątkowych, za wyjątkiem oświadczeń składanych przez radnych powiatu,

16)     wykonywanie zadań związanych z wyborami do rad powiatów i przeprowadzaniem referendum,

17)     prowadzenie spraw socjalnych pracowników Starostwa, w tym emerytów i rencistów w zakresie korzystania ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zapewnienie techniczno-organizacyjnej obsługi funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

18)     prowadzenie spraw związanych z ocenami kwalifikacyjnymi pracowników oraz kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych, których obowiązek realizowania wynika z ustawy o pracownikach samorządowych,

19)     prowadzenie spraw związanych z kontrolą poleceń wyjazdów służbowych pracowników Starostwa niepowodujących skutków finansowych i przechowywanych w Wydziale Spraw Osobowych,

20)     prowadzenie spraw dotyczących zapewnienia obsługi administracyjnej pracowniczych planów kapitałowych, w tym związanych w szczególności z:

a)      zawarciem umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową,

b)      realizacją umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową,

c)      zawarciem i realizacją umowy o prowadzenie PPK z uprawnionymi pracownikami,

d)     gromadzenie informacji o pracownikach niezbędnych do zawarcia umowy o prowadzenie PPK i przekazanie ich do wybranej instytucji finansowej,

e)      przygotowywanie obowiązków informacyjnych w szczególności w zakresie:

-          złożenia w imieniu pracowników wniosków o wypłatę transferową w przypadku zawarcia przez pracodawcę umowy o zarządzanie z inną instytucją finansową,

-          możliwości złożenia wniosku o zawarcie umowy o prowadzenie PPK z osobami zatrudnionymi, które ukończyły 55. rok życia, a nie ukończyły jeszcze 70 lat,

-          obowiązku złożenia w imieniu pracownika wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jego rachunkach PPK prowadzonych przez instytucje finansowe, z którymi umowy o prowadzenie PPK zawarły na jego rzecz i w jego imieniu inne podmioty zatrudniające, na jego rachunek PPK prowadzony przez instytucję finansową, z którą umowę o prowadzenie  PPK zawarło Starostwo,

-          złożenia przez uczestnika PPK deklaracji o rezygnacji z wpłat do PPK,

-          informowania co 4 lata w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku uczestników PPK, którzy złożyli deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, o ponownym dokonywaniu wpłat,

-          informowania instytucji finansowej o ponownym dokonywaniu wpłat za uczestnika PPK, który wcześniej złożył deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, a następnie w wyniku dokonywanego co 4 lata ponownego zapisu wpłaty do PPK są za niego ponownie odprowadzane,

-          możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej,

f)       przyjmowaniem i przekazywaniem do wybranej instytucji finansowej oświadczeń woli pracowników, w tym o obniżenie wpłaty podstawowej, deklaracji rezygnacji z PPK, deklaracji przystąpienia do PPK, deklaracji/ odwołań deklaracji o wnoszeniu wpłat dodatkowych przez pracownika,

g)      sporządzanie informacji zbiorczych do Wydziału Finansów dotyczących deklarowanych wpłat pracowników,

h)      aktualizacją danych w systemie kadrowo-płacowym,

i)        bieżące dokonywanie przeglądów instytucji oferujących zarządzanie PPK, 

21)     prowadzenie spraw dotyczących współpracy ze związkami zawodowymi działającymi w Starostwie Powiatowym w Tczewie,

22)     prowadzenie spraw związanych z profilaktyczną opieką zdrowotną nad pracownikami Starostwa, w tym w szczególności wydawanie skierowań na badania wstępne, okresowe i kontrolne,

23)     prowadzenie rejestru powiatowych jednostek organizacyjnych,

24)     prowadzenie spraw związanych z nadawaniem odznaczeń i medali.